PENGERTIAN KORESPONDENSI DAN SURAT

28/08/2012 at 18:07 Leave a comment

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.

Surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas, kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “Paperless” istilah “Paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.

TUJUAN UMUM SURAT

Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendak oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

FUNGSI SURAT DINAS

Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :

1. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.

3. Sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat instruksi.

4. Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.

5. Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan yang selanjutnya sebagai bukti sejarah seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu organisasi.

SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK

Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Ibarat membuat kue harus mengikuti syarat-syaratnya dari awal hingga akhir pembuatan, jika tidak diikuti susunannya atau melebihi kadar yang ditentukan maka kue tersebut tidak akan enak dimakan. Apalagi bila Anda menulis surat organisasi. Surat organisasi, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat dan ladzim dibaca. Format Surat dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat organisasi tidak ditempatkan sesenaknya menurut keinginan penulis. selanjutnya surat organisasi diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Kemudian bahasa surat organisasi dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. bahasa surat dikatakan pada jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa basi dan tanpa berbunga-bunga.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat organisasi adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat organisasi. salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan : bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat antara lain :

1. Kepala surat

2. Tanggal surat

3. Nomor surat

4. Sifat surat

5. Lampiran

6. Hal atau perihal

7. Alamat dalam

8. Kalimat pembuka

9. Isi surat

10. Kalimat penutup

11. Nama Ketua dan nama yang bersangkutan

12. Nama dan tanda tangan

13. Tembusan dan Initialnya

BENTUK-BENTUK SURAT

Dalam keputusan MENPAN No. 71 tahun 1993 bahwa bentuk-bentuk surat di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga antara lain :

1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style)

2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style)

3. Format Setengah Balok (Semi Block Style)

4. Format Sederhana (Simplified)

5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style)

6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).

Entry filed under: Uncategorized. Tags: .

KULIAH GRATIS BEC PASTINYA…. SURAT PRIBADI RESMI UNTUK PERUSAHAAN

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


Recent Posts

Blog Stats

  • 18,703 hits

Top Clicks

  • None

my facebook

my campus

August 2012
M T W T F S S
« Jul    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

ketika si phobia kecoak berkicau...

tiada hal yang paling indah selain.. KEANEHAN. yap, aneh itu indah. setidaknya buat gue!

shieciwex

A fine WordPress.com site

Muhamad Nano

Everythings is ok

diniashalwa

4 out of 5 dentists recommend this WordPress.com site

Nilam Cahya

"Dream, Pray , and Action "

%d bloggers like this: